03 COME AUTOMATIZZI
[DESIGN DI PROCESSI AI]
Automazioni di processo.
Sistemi che si parlano.
Dati che si muovono da soli.
Tutto quello che oggi una persona fa spostando dati da A a B.
Estrarre informazioni dalle email, aggiornare il CRM, generare preventivi, sincronizzare gestionale e sito, inviare notifiche, archiviare documenti. Lo costruiamo collegando gli strumenti che già usi, attraverso integrazioni e API, senza obbligarti a cambiare piattaforma. Il lavoro a copia-incolla sparisce, l'errore di trascrizione anche.
Il segnale da cercare: Se qualcuno in ufficio copia gli stessi dati da uno schermo all'altro, lì c'è un'automazione da fare.
Spesso è l'intervento che parte prima e dà risultati nel giro di poche settimane.
[ Com'è fatta un'automazione ]
Tre parti, una catena che si muove da sola.
Un’automazione di processo non è “intelligenza artificiale” nel senso che immagini. È una catena affidabile: parte da un evento, segue regole precise, agisce sui tuoi sistemi. Dove serve interpretazione, accanto ci mettiamo un agente AI.
Un evento che la avvia
Arriva un’email, si chiude un ordine, qualcuno compila un form, scatta un orario. È il trigger: il momento preciso in cui l’automazione parte, senza che nessuno la lanci a mano.
Regole chiare, deterministiche
Se succede A, fai B. Le regole le definiamo insieme e restano prevedibili: l’automazione fa sempre la stessa cosa nello stesso modo. Niente sorprese, niente interpretazioni.
Azioni sui tuoi sistemi
Scrive nel gestionale, aggiorna il CRM, genera il documento, manda la notifica, archivia il file. Agisce dentro gli strumenti che già hai, via API, lasciando una traccia di ogni passaggio.
[ Cosa fa, a colpo d'occhio ]
Sei ponti che togli dalle mani delle persone.
I collegamenti che costruiamo più spesso, da soli o in catena. In audit individuiamo dove il copia-incolla pesa di più e da lì partiamo.
01
Email verso CRM
Estrae dati e richieste dalle email in arrivo e aggiorna il CRM senza che nessuno trascriva a mano.
02
Preventivi automatici
Genera offerte e documenti standard partendo dai tuoi modelli, listini e dati cliente.
03
Sincronizzazione gestionale e sito
Tiene allineati prezzi, disponibilità e schede tra back-office e front-end, in automatico.
04
Notifiche e alert
Avvisa la persona giusta quando succede qualcosa che richiede attenzione, dove la legge davvero.
05
Archiviazione documenti
Nomina, ordina e archivia file e allegati con regole costanti, così si ritrovano sempre.
06
Integrazioni tra strumenti
Collega via API i software che già usi, anche quelli che da soli non si parlerebbero mai.
Prenota una call gratuita di 30 minuti
Costruiamo il tua prima automazione.
Anticipami dove e come vorresti implementarlo. Mi scrivi via email, WhatsApp, o prenoti una call di 30 minuti.
Capiamo insieme se ha senso per te oggi o se è meglio partire da altro.
[ Come si vede nel lavoro vero ]
4 casi in cui un'automazione fa la differenza
/CASO 1 | target: B2B e B2C
Ordine end-to-end
“Un ordine arriva via email e tre persone su quattro schermi e lo lavorano a mano.”
L’automazione registra l’ordine nel gestionale, genera la conferma, aggiorna la disponibilità sul sito e avvisa il magazzino. La catena che prima richiedeva passaggi manuali tra reparti ora scorre da sola, e ogni step resta tracciato.
Risultato: Niente più ri-digitazione tra sistemi, errori di trascrizione vicini a zero.
/CASO 2 | target: PA e enti
Protocollazione e archiviazione documenti
“Documenti e istanze arrivano da canali diversi e qualcuno li rinomina a sentimento.”
L’automazione protocolla ciò che arriva, lo nomina secondo una regola costante, lo archivia nella cartella giusta del documentale e avvisa l’ufficio competente. Le istanze incomplete vengono segnalate subito, non scoperte settimane dopo.
Risultato: Documenti sempre ritrovabili, nessun file perso o rinominato a caso.
/CASO 3 | target: Studi e back-office
Dati anagrafici tra gestionali
“Lo stesso cliente va inserito a mano in tre software diversi che non si parlano.”
Quando un cliente o una pratica nasce in un sistema, l’automazione propaga i dati negli altri, mantenendo tutto allineato. Cambia un recapito in un posto, si aggiorna ovunque. La persona smette di fare da ponte tra i software.
Risultato: Una sola fonte da aggiornare, allineamento automatico sul resto.
/CASO 4 | target: E-commerce e cataloghi
Sincronizzazione catalogo e disponibilità
“Tanto traffico sul sito, ma poche compilazioni del form: le domande restano senza risposta.”
L’automazione sincronizza prezzi, disponibilità e schede tra gestionale e sito a ogni variazione. Quando un prodotto finisce, il sito lo riflette subito, senza interventi manuali e senza vendere ciò che non c’è.
Risultato: Sito sempre allineato al magazzino, meno reclami e meno resi.
[ Come lo costruiamo ]
Creiamo la tua
automazione assieme in 5 fasi
/ FASE 0 | 30-60 minuti | GRATUITO
Audit gratuito
Ti ascoltiamo. Dove si copia-incolla? Quali passaggi tra sistemi rubano tempo e generano errori? Se non vediamo opportunità reali te lo diciamo subito, senza venderti niente.
/ FASE 1 | 1-2 settimane
Analise e
Mappatura
Disegniamo il flusso reale: trigger, regole, sistemi coinvolti, dati disponibili. Definiamo cosa automatizzare per primo, cosa lasciare alla persona, dove servono controlli.
/ FASE 2 | 2-6 settimane
Sviluppo e collegamenti
Costruiamo le automazioni e i connettori via API verso i tuoi software. Le attiviamo una per volta, non tutte insieme, così vedi subito il primo ponte funzionare.
/ FASE 3 | 1-2 settimane
Test in parallelo
Facciamo girare l’automazione accanto al processo manuale e confrontiamo i risultati. Solo quando i numeri coincidono stacchiamo il vecchio metodo.
/ FASE 4
Rilascio e
supporto
Rilascio in produzione con 60 giorni di supporto prioritario inclusi, monitoraggio e alert di errore. Poi scegli tu: manutenzione, nuovi ponti, o autonomia con il codice in mano.
Domande frequenti
Quasi mai. Costruiamo le automazioni sopra gli strumenti che già usi, attraverso integrazioni e API. Se un sistema è chiuso o obsoleto te lo diciamo con franchezza, ma il punto di partenza è sempre provare a costruirci sopra.
Ogni passaggio è tracciato e reversibile: si vede dove si è fermato e si torna indietro. Impostiamo notifiche di errore, così se qualcosa non va lo sai tu, non lo scopre il cliente. In fase di test la facciamo girare in parallelo al metodo manuale prima di staccare il vecchio.
Un’automazione segue regole fisse: se succede A, fai B. È prevedibile e deterministica. Un agente AI gestisce anche i casi che richiedono interpretazione. Spesso convivono: l’automazione fa i passaggi meccanici, l’agente decide dove serve giudizio. Lo scegliamo in audit.
Per una singola automazione di processo, in genere 3-6 settimane dall’avvio. Per una catena complessa su più sistemi, dai 2 ai 4 mesi. È spesso l’intervento che parte prima e ripaga più in fretta, perché tocca attività quotidiane ad alto volume.
Sì. Le automazioni lavorano dentro i tuoi sistemi e i tuoi account, non spostano dati dove non serve. Dove sono coinvolti servizi esterni, scegliamo fornitori e configurazioni compatibili con GDPR e con i requisiti del tuo settore. Lo definiamo prima del preventivo.
Le automazioni sono modulari: ogni sistema è collegato da un connettore a sé. Se cambi un software, rifacciamo solo quel connettore, non tutto da capo. È un’operazione di manutenzione misurata, che ti proponiamo con tempi e costi chiari prima di intervenire.